Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

В наше время производственные предприятия работают в режиме многозадачности, что вынуждает руководителей подразделений заботиться о своевременном и качественном выполнении всех операций, а так же о соблюдении норм и правил безопасности. Очень часто этот процесс необходимо оптимизировать, чтобы экономить время сотрудников и повышать эффективность труда. Одним из простых и удобных инструментов контроля является чек-лист.

Чек-листы позволяют контролировать сложные рабочие процессы, сокращать количество ошибок и неоправданное дублирование работ. Каждый чек-лист состоит из определенного числа пунктов, которые необходимо выполнить. Для правильного составления чек-листа следует учитывать все возможные задачи, которые необходимо решить. Это позволит контролировать все этапы производственного процесса.

Оптимальное использование чек-листа позволяет экономить время сотрудников и повышать эффективность труда. Существуют различные способы автоматизации контроля, чтобы обеспечить точность и своевременность выполнения каждого пункта чек-листа. Благодаря этому действенному инструменту контроля, руководители подразделений могут быть уверены в качественном выполнении всех операций и в соблюдении норм и правил безопасности.

Что представляет собой чек-лист и как он работает

Контрольный список, известный как чек-лист, является данностью, которая уже не нова для многих людей, так как с ним они сталкивались как на работе, так и в быту. Чек-лист - это перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Обычный список покупок также подходит под это определение, но нас интересует система чек-листов в производственной сфере.

Производственная сфера - это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А невыполнение техники безопасности даже может стоить кому-то здоровье и жизнь. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Однако держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны. Тогда на помощь приходят контрольные списки.

Тогда на что нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

1. Не упустить из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
2. Повысить качество выполнения работ. Чек-лист содержит четкие критерии эффективности по каждому пункту.
3. Избежать повторения ошибок. Постоянно пересматривая применение чек-листов, руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список помогает избежать аналогичных ошибок в будущем.
4. Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.
5. Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники могут трудно отвыкнуть от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.
6. Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.
7. Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на более важных задачах, например на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут быть использованы для планирования действий или документирования работы. Таким образом, они помогают организовывать работу и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов в производственной сфере очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно стандартизировать и упорядочить.

На заметку

Использование чек-листа просто и очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если в списке есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все правильно, руководитель подтверждает результаты работы и фиксирует их в системе учета.

Конструирование чек-листа – задача, требующая внимания и усилий руководителей подразделений и других должностных лиц, отвечающих за различные рабочие процессы на производстве. Они отвечают за контроль над выполнением пунктов списка. Для того, чтобы чек-лист был действенным, нужно следовать определенным правилам при его разработке и внедрении. Руководители часто допускают ошибки, которые могут создать трудности, вместо того, чтобы их решать.

Как создать чек-лист? Алгоритм простой:

1. Разделить задачу на этапы. Это подразумевает создание каркаса списка. Например, чек-лист по технике безопасности можно организовать на разделы: "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочий процесс", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и так далее.
2. Разбить каждый этап на отдельные операции. Например, в пункте "Электробезопасность" могут быть следующие подразделы: "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами" и так далее.
3. Предвидеть возможные ошибки, допущенные сотрудниками во время выполнения задач на всех этапах и добавить соответствующие напоминания/предупреждения в список.
4. Протестировать и уточнить пробную версию.
5. Внести необходимые исправления и дополнения.

Добавим несколько полезных советов:

• Не создавайте слишком длинный список (не больше 20 пунктов). Если задача слишком объемная, лучше создать несколько списков.
• Группируйте задачи в разделы с помощью подзаголовков.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Составляйте список в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки.
• Если возможно, используйте один тип чек-листа для всех процессов на предприятии.
• Оставьте место для исправлений.

Чек-листы могут быть представлены на бумаге или в электронном виде, приложения-конструкторы создания чек-листов позволяют удобно и быстро создавать проверочные списки. Это единственный способ, который не только позволяет создавать список, но и назначать исполнителей, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео и увидеть результаты в реальном времени.

Фото: freepik.com